Trợ lý cá nhân là một công việc không hề đơn giản, phải thực hiện các công việc trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau để hỗ trợ cho nhà quản lý. Từ hành chính, quản lý văn phòng, đối nội đối ngoại, đàm phán thương thảo hợp đồng đến giám sát quản lý các bộ phận, tư vấn góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề nảy sinh khi có yêu cầu hay thực hiện các công việc cá nhân khác. Chính vì tính chất công việc trên nên đòi hỏi người “Trợ lý cá nhân” phải có những kỹ năng cần thiết sau đây:
Kỹ năng thích ứng:
Công việc của Trợ lý cá nhân có đặc điểm luôn luôn thay đổi. Sự thay đổi liên tục đó có thể xuất phát từ đặc thù từ tính chất công việc của cá nhân thuê trợ lý. Họ sẽ cần phải hỗ trợ nhà quản lý cả trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân.
Ngoài ra, việc phải xử lý những biến động bất ngờ hay các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch là chuyện thường ngày của Trợ lý cá nhân. Chính vì những điều này đã tạo ra sự bất cố định trong “mô tả công việc” đối với vị trí Trợ lý cá nhân của các công ty khi đăng thông tin tuyển dụng.
Vậy một người muốn phát triển sự nghiệp trên con đường mang tên Trợ lý cá nhân cần phải học cách thích ứng với sự bất cố định này. Nếu không, việc xử lý tình huống cũng như kiểm soát tình hình sẽ vô cùng vất vả. Và để rèn luyện được điều đó, trước hết cần phải có một tâm lý sẵn sàng đón nhận và chấp nhận sự thay đổi.
Bên cạnh đó, người trợ cá nhân phải không ngừng học hỏi và rèn luyện chuyên môn để đưa ra các giải pháp phù hợp kịp thời để giải quyết các vấn đề phát sinh. Và cách tốt nhất là bao giờ cũng nên có một hoặc vài phương án dự phòng.
Kỹ năng sắp xếp thời gian:
Kỹ năng dự đoán:
Kỹ năng chủ động dự đoán nhu cầu của người mà mình hỗ trợ là đặc điểm của một Trợ lý cá nhân chu đáo, tinh tế. Nếu họ dự đoán được những nhu cầu sắp phát sinh và có sự chuẩn bị cho chúng, họ sẽ khiến mọi người ấn tượng và hài lòng. Chính vì điều này sẽ làm cho người Trợ lý trợ cá nhân trở nên quan trọng và không thể thiếu cho các nhà quản lý.
Khả năng tham mưu:
Vai trò của một người Trợ lý cá nhân còn là giám sát quản lý các bộ phận và tham mưu, góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề phát sinh trong công việc. Hơn ai hết, họ phải là người vững kiến thức chuyên môn về thị trường, khách hàng,… và nắm rõ lĩnh vực kinh doanh, mô hình hoạt động và tình hình thực tế của công ty.
Đôi khi người Trợ lý cá nhân cũng là người tham vấn, chia sẻ những vấn đề phát sinh trong đời tư của nhà lãnh đạo để giải quyết chúng một cách hợp lý nhất. Một người trợ lý giỏi sẽ là người có khả năng đảm bảo sếp của mình có được sự “thuận buồm xuôi gió” cả trong công việc lẫn trong cuộc sống cá nhân.
Khả năng ra quyết định độc lập:
Đại đa số các nhà quản lý sẽ có đặc điểm chung là lịch trình công tác rất dày đặc. Trợ lý cá nhân sẽ là người được giao trách nhiệm trong coi, giám sát sự vận hành của doanh nghiệp khi sếp vắng mặt. Đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức để phát huy tối đa năng lực quản trị của bản thân.
Khi tiếp nhận vấn đề từ các bộ phận trong công ty hay từ khách hàng, đối tác, trợ lý riêng sẽ phân loại những vấn đề để chọn ra những việc cần phải xin ý kiến từ sếp và những gì có thể thay cấp trên đưa ra quyết định trước, sau đó báo cáo, cập nhật tình cho lãnh đạo.
Để đánh giá và quyết định đúng, trợ lý cần thường xuyên học hỏi từ cấp trên. Những gì có thể quan sát và học được hàng ngày từ chính vị lãnh đạo của mình sẽ có ích cho người Trợ lý trong những lúc phải tự mình xử lý công việc.
Khả năng giao tiếp:Khả năng giao tiếp hết sức quan trọng không chỉ đối với người làm trợ lý mà còn là tất cả mọi người. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp trợ lý tạo được thiện cảm với đồng nghiệp, đối tác cũng như khách hàng và nhất là với người lãnh đạo, cấp trên trực tiếp.
Khả năng này được biểu hiện trước hết là qua việc lắng nghe, thấu hiểu và nắm bắt tâm lý đối phương, rồi đến thuyết phục và trao đổi thông tin.
Ngoài ra, trong môi trường làm việc quốc tế, trợ lý cần có sự am hiểu về các nền văn hóa khác nhau bên cạnh vốn ngoại ngữ của mình.
Đây chính là yếu tố quan trọng để mang lại thành công cho công việc của người Trợ lý cá nhân. Khả năng giao tiếp hoàn toàn có thể được cải thiện qua quá trình trải nghiệm trong công việc, học hỏi từ người khác, nghiên cứu sách vở hay tham gia các khóa học kỹ năng giao tiếp.
Kỹ năng chăm sóc khách hàng:
Một trợ lý không chỉ hỗ trợ các công việc nhỏ mà sếp cần, họ còn phải cùng sếp tiếp cận khách hàng trong các sự kiện quan trọng. Sự am hiểu tâm lý khách hàng sẽ làm khách hàng hài lòng, cùng với đó người trợ lý sẽ thuận tiện đối mặt với các sự cố khiếu nại, chỉ trích… Giúp sếp giải quyết được các vấn đề nhanh chóng & giữ các mối quan hệ được chu toàn.
Kỹ năng vi tính văn phòng:
Đây là kỹ năng không hề lạ nhưng lại vô cùng cần thiết đối với một trợ lý riêng trong thời kỳ cách mạng 4.0. Không chỉ đơn thuần là xử lý tốt các tài liệu số hóa, mà người trợ lý còn phải tiên phong cập nhật những công nghệ mới. Qua đó, có thể hướng dẫn cho các lãnh đạo hay nhân viên trong công ty sử dụng để tiết kiệm thời gian, công sức, góp phần cải thiện hiệu quả làm việc.
Hiệu quả trong công việc của một Trợ lý cá nhân sẽ được đo lường bởi sự thành công của lãnh đạo cả trong công việc lẫn cuộc sống. Tuy có không ít áp lực nhưng nếu thành công, người trợ lý sẽ tiến một bước dài trong trong sự nghiệp để trở thành một nhà quản lý và điều hành thực thụ.
Liên hệ Stephen để biết thêm thông tin về dịch vụ “Trợ lý cá nhân”.
Email: hngthanhlong@gmail.com
Điện thoại: 0788.873.143.
